(5) Daten- und Systemhoheit nicht beim Auftraggeber
gefährlich: „Das Thema IT haben wir dem FM-Auftragnehmer überlassen. Das entlastet uns.“
gutgläubig: „Wenn wir FM-Daten und Dokumentation brauchen, dann fordern wir sie von unserem Dienstleister. Der stellt sie dann bereit.“
falsch: „IT für FM ist teuer und komplex, deswegen wollen wir als Auftraggeber damit nichts zu tun haben.“
unterschätzt: Haftungsrisiken aus Betreiberverantwortung bei Dokumentationslücken sowie Abhängigkeit vom FM-Dienstleister, wenn dieser Daten (nur) in seinen Systemen hat (wenn überhaupt)
übersehen: Dokumentation ist ein Immobilienlebenszyklusthema. Dokumentation ist vor, während und nach FM-Aufträgen Herausforderung. Der FM-Dienstleister ist lediglich Lebensabschnittspartner. Der Auftraggeber verliert ohne Daten- und Systemhoheit bei Trennung Wissen, mitunter erheblich.
Empfehlung 1: Systemhoheit beim Auftraggeber → Auftraggeber muss Kommunikations- und Dokumentationssysteme vorgeben
Empfehlung 2: zeitgemäße, effektive, wirtschaftliche Systeme nutzen → auf Internetlösungen und SaaS setzen: Applikation und Daten in der cloud
Empfehlung 3: Auftragnehmer verpflichten, alle Vorgaben des Auftraggebers zu Systemen, Kommunikation und Dokumentation zu beachten → betrifft auch Art, Form, Struktur und Inhalt von Dokumentation
Empfehlung 4: alle Beteiligten über E-Collaboration einbinden – unternehmensintern und extern, vertikal vom Asset Management und CREM bis hin zum operativen Facility Service Provider sowie funktional von der Planung über Bau und Objektmanagement bis hin zu Verkauf mit Due Diligence und Bieterverfahren
Empfehlung 5: Spielregel aufstellen → AN-Dokumentation und Reporting außerhalb der Vorgaben des Auftraggebers gelten als nicht erfolgt
Fortsetzung folgt …
Bisherige Blogposts aus dieser Serie:
Teil 1
(1) Unterschätzung kundensensibler Gewerke
(2) schmutziger Einkauf
Teil 2
(3) „Audit“ und Highlander-Treffen – Qualitätssicherungskonzept mit Qualitätsdefiziten
(4) Immobilienclub: men only!
