Anarchie in der Beschaffung – Maverick-Buying (Teil 1)

Maverick-Buying, so wird der Alleingang von Fachabteilungen beim Beschaffen von Materialien und Dienstleistungen genannt – die Instanz strategischer Einkauf wird umgangen, unternehmensintern standardisierte Beschaffungswege werden vernachlässigt – zumeist unglückliches Resultat: Weitaus mehr Probleme werden ausgelöst als Lösungen geschaffen.

Indirekte Einkaufskategorien, speziell Hard und Soft Services wie Real Estate oder Logistik, sind sensitiv, denn hier sind Einsparungspotentiale besonders von hohem Standardisierungs- und Harmonisierungsgrad abhängig. Nicht zuletzt in Anbetracht der zumeist gewichtigen Spends dieser Kategorien darf Business Process Compliance keinesfalls nur Kürprogramm sein.

Ein fiktiver Fall, den Sie in ähnlicher Ausprägung bestimmt aus Ihrer Praxis kennen, hier aus dem Bereich Logistik. Er lässt sich in seinem Grundprinzip jedoch auf diverse indirekte Einkaufskategorien übertragen, lediglich tragen die Akteure dabei andere Namen, wie beispielsweise Facility Management Dienstleister.

Es ist kurz vor Jahresende, bis zum 1. Januar muss zwingend ein neuer Partner für die Lagerlogistik her. Vom bisherigen Dienstleister musste man sich trennen, denn die Qualitätsvorgaben wurden weit verfehlt. Der hauseigene Logistikmanager hat eine pragmatische Lösung parat, einen Dienstleister aus seinem Kontaktnetzwerk, der schnell einspringen kann. Es bleibt keine Zeit für ausgiebige Verhandlungen, man kennt und vertraut sich ja… Von einem detaillierten Lastenheft wird abgesehen, man einigt sich den Papierkram zu vertagen, bis sich alles eingespielt hat. Der recycelte Uraltvertrag aus der Schublade wird es schon tun – es lag beim letzten Mal schließlich am Dienstleister und nicht am Vertrag – Copy & Paste – Ärger vorprogrammiert.

Für den Einkaufsprofi weit weniger überraschend als für den Logistikleiter, dass sich bereits während der Implementierungsphase erste Probleme auftun. Der neue Dienstleister stellt munter einen Nachtrag nach dem anderen für Dokumentation, die der Auftraggeber für selbstverständlich und preislich inkludiert hielt. In der Eile wurde die Regelung dieses Standardthemas schlichtweg vergessen. Plötzlich wird das Budget der Fachabteilung Logistik maßgeblich mit Sonderkosten belastet und erst jetzt werden die Einkaufsstrategen (ggf. in Begleitung der Rechtsabteilung) vorgeschickt und sollen das Kind aus dem Brunnen retten.

Ob die Beschaffung indirekter Kategorien sowie Einkauf an sich per Definition tatsächlich „strategisch“ sind  oder nicht, ist immer wieder berechtigter Anlass zur Diskussion. Auch wenn gute Gründe gegen den vielleicht allzu leicht herangezogenen strategischen Bezug sprechen, sind hingegen die Kernaufgaben und erklärten Ziele des indirekten „strategischen“ Einkaufs unstrittig. Denn gemessen wird der Erfolg des Einkaufs allen voran an erzielten Einsparungen und Compliance Rate. Damit steht auch fest, wem bei der Beschaffung der Platz hinter dem Steuer vorbehalten sein muss. Der Einkauf ist federführendes Organ bei Ausschreibungs-, Auswahl- und Vergabeverfahren, er verhandelt Konditionen und Preise und er trägt dafür Sorge, dass hierbei den Unternehmensvorgaben Rechnung getragen wird.

Die Fachabteilungen, für die der Einkauf in der Regel beschafft, können es sich jedoch keineswegs im Fond bequem machen. Sie übernehmen die Rolle des Copiloten und Navigators, ihre Zuarbeit, wie z.B. die Definition der spezifischen Anforderungen sowie die zu erreichenden Ziele, gibt die Route vor.

Es ist eine Wechselbeziehung, in der der Eine nicht ohne den Anderen zum Ergebnis kommt. Die kontinuierliche Einbindung des Einkaufs – von Anfang an – ist zwingende Grundvoraussetzung für erfolgreiche Beschaffung. Maverick-Buying ist in etwa mit einem unvorhersehbaren äußeren Eingriff ins Steuer vergleichbar.

Lesen Sie bald in der Fortsetzung: Warum kommt es in der Praxis zu solchen groben und gefährlichen Manövern?

 
  1. Tobias WagnerTobias Wagner schrieb:

    Zur Diskussion „strategisch oder nicht“. Einkauf ist heute in Konzernen häufig ein Shared Service. Service – auch dies erklärt, warum das Etikett „strategisch“ kritisch zu sehen ist. Letztendlich erfüllt Einkauf definitorische Strategiemerkmale nicht, z.B.: im Verantwortungsbereich des Top-Managements liegend, von besonderer Tragweite mit Auswirkung auf das ganze Unternehmen, langfristig ausgerichtet, nicht leicht wieder rückgängig zu machen. Unabhängig von besagter Einordnung. Die beschriebene Einkaufsfunktion ist unbestritten wichtig und wie so häufig gilt: Weniger die Verpackung als der Inhalt ist entscheidend.

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