Anarchie in der Beschaffung – Maverick-Buying (Teil 3)

Jährlich analysieren Experten des BME im Rahmen ihrer Umfrage zu Effizienz und Effektivität im Einkauf die Maverick-Buying-Quoten von rund 200 Unternehmen. Die Maverick-Buying-Quote stellt den prozentualen Anteil des kreditorischen Finanzvolumens dar, der nicht über den Einkauf abgewickelt wurde. Diese Kennzahl, eine der wichtigsten des strategischen Einkaufs, beträgt seit Jahren durchschnittlich ca. 15%. Nur die wenigsten Unternehmen erreichen Top-Werte von unter 1%. Die Last verteilt sich jedoch nicht gleichmäßig, hauptsächlich belastet sind indirekte Kategorien – typische Brennpunkte im Real Estate sind z.B. Instandsetzungen.

Welcher Weg führt aus dem Chaos des Maverick-Buying, welche sinnvollen Lösungsansätze gibt es? Vorweg sei gesagt, dass die aufgezeigten Lösungsansätze nur in Kombination ihre volle Schlagkraft gegen Maverick-Buying entfalten können.

1. Klare und verbindliche Spielregeln

Beschaffungsleitlinien sind ein wichtiges Instrument. Entscheidend sind hier praxisnahe und verständliche Spielregeln. Unbestimmtheit und zu hohe Komplexität können gleichermaßen kontraproduktiv wirken und Beauftragungen über den „kurzen Dienstweg“ fördern. Selbstverständlich sind Regelwerke nur sinnvoll, wenn sie für alle Beteiligten gleichermaßen verbindlich gelten.

Durchgesetzt und sichergestellt werden kann die Einhaltung der Spielregeln nur durch Kontrolle (z.B. Compliance-Audits) und Sanktionierung bei Verstößen (bis hin zu Disziplinarverfahren und Kündigung). Der Einkauf benötigt konsequente Unterstützung und Rückhalt im Unternehmen – idealerweise vom Top-Management. Im Zweifel muss diese eingefordert und Aufmerksamkeit für das Problem geschaffen werden. Dazu gehört auch, Risiken und Mehrkosten im gesamtunternehmerischen Kontext vorzurechnen und entstandene Schäden aufzuzeigen.

2. Automatisierter Schutz durch Software

In elektronischen Materialwirtschafts- / Beschaffungssystemen integrierte Restriktionsmechanismen können Maverick-Buying – wenn auch nur bedingt – eindämmen. Wichtig sind sie, um grundsätzliche Fauxpas, wie z.B. die Anlage fremder oder neuer Lieferanten ohne vorherige Freigabe des strategischen Einkaufs oder formale Beauftragungen außerhalb der vorgegebenen Entscheidungskette zu verhindern. Schutz vor dem Ignorieren formaler Prozesse (wie Vertragsabschluss im Biergarten beim Zwiegespräch mit Lieferanten) kann ein solches System selbstverständlich niemals bieten. Software kann also nur in Kombination mit den oben beschriebenen Spielregeln und einer entsprechenden Kontrolle Schutz bieten.

3. Transparenz bei Zusammenarbeit

Zusammenarbeit von Fachabteilung und strategischem Einkauf sind Basis einer erfolgreichen Beschaffung. Um hierbei Transparenz zu schaffen, sind eindeutige Kommunikation und saubere Dokumentation (wie z.B. schriftliche Bieterbewertungen und Verhandlungsprotokolle) unabdingbar – nicht nur als Grundvoraussetzung einer qualifizierten Lieferantenauswahl, sondern zugleich als Sicherung der Revision geschuldeten Erklärungen und Nachweise. Moderne eSolutions ermöglichen via Internet die verteilte Bearbeitung von Dokumenten über Abteilungs- und Unternehmensgrenzen hinweg, damit die Beteiligten so transparent und kontrolliert zusammenarbeiten können, als würden sie physisch „am gleichen Tisch“ sitzen.

4. Frühzeitig an Beschaffung denken

Die durch Zeitdruck entstehende Risikospirale kann nur vermieden werden, wenn der strategische Einkauf frühestmöglich involviert wird. Standardprozesse können eingehalten werden, mit „heißer Nadel gestrickte“ Notlösungen werden vermieden. Unternehmensweite Standards und Prozesse müssen also derart so ausgelegt sein, dass stets ausreichend Zeit für Beschaffung – auch und gerade in indirekten Kategorien – vorgehalten wird.

5. Expertise nutzen

Wichtigster Faktor für eine erfolgreiche Beschaffung ist ein hoher Grad an Professionalität: Vollumfängliche Bedarfsermittlung, ordentliche Leistungsbeschreibung / -abgrenzung, wohlstrukturierte und präzise Verhandlungen, saubere Dokumentation, Durchsetzung marktgerechter Konditionen, Schaffung sinnvoller Standards. Professionalität entsteht durch Wissen und Erfahrung. Know-how muss also innerhalb des Unternehmens verfügbar gemacht, ein regelmäßiger und unternehmensinternen Austausch institutionalisiert werden. Fachbereiche und Einkauf müssen gemeinsam mögliche Synergien diskutieren. Auch allen Beteiligten zugängliche Vertrags- und Lieferantendatenbanken sind eine große Hilfe. Außerhalb des Unternehmens können weitere Wissensquellen angezapft werden – lernen Sie von anderen, nutzen Sie als Einkäufer, aber auch als beschaffende Fachabteilung Brachennetzwerke.

Fazit

Im Einkauf liegen Professionalisierungspotentiale, Chancen und Risiken. In der Verzahnung von Einkauf und Fachabteilung liegt der Schlüssel. Einkauf muss den Profis überlassen werden! Wenn Expertise und / oder Ressourcen innerhalb des Unternehmens fehlen oder nicht verfügbar sind, wird ggf. externe Unterstützung benötigt – sprechen Sie uns an, wir helfen gerne.

 

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