Asset Management 2.0 – Digitale Liegenschaftsakte

Die Welt der Immobilien ist, verglichen etwa mit der Automobilbranche, nicht unbedingt für ihre technische Vorreiterrolle bekannt. Das hat mitunter gute Gründe, der Produktlebenszyklus einer Büroimmobilie unterscheidet sich doch deutlich von dem der BMW 5er-Reihe.

Besonders augenfällig ist die Papierlastigkeit im gesamten Immobilienlebenszyklus. Und hier gereicht es der Immo-Branche nun zum klaren Nachteil, denn alle Beteiligten machen es sich damit unnötig schwer:

  • Papier ist physisch verortet (meist in allseits beliebten Archiven): Sitzt der Asset Manager nun in Hamburg, der Property Manager in Frankfurt am Main und der Facility Manager vor Ort in Wiesbaden, liegt das Problem bereits auf der Hand: Wo befindet sich die Dokumentation?
  • In der Praxis herrschen oft „E-Mail-Ping-Pong“ sowie uneinheitliche, parallele Ablagestrukturen vor. Besondere Gefahr: Bei Ausscheiden von Beteiligten, z.B. Verwalterwechsel, droht häufig nennenswerter Informationsverlust.
  • Papier ist dumm: Automatische Versionierungen, Lese- und Schreibberechtigungen kann es nicht bieten.

Es liegt also nahe, zentrale Räume für die gesamte Dokumentation zu schaffen. Und – Sie ahnen es – diese nicht in Papierform, sondern digital zu führen. Lösungen gibt es zahlreiche, achten sollten Asset Manager dabei auf Folgendes:

  • Einfachheit: Um den eigenen Mitarbeitern wie den Dienstleistern den Einstieg zu erleichtern, sind eine intuitive Struktur und Bedienbarkeit der digitalen Liegenschaftsakte zu gewährleisten.
  • Browserintegration: Zur Vermeidung von umfangreichen oder teuren Softwareinstallationen und zur Erleichterung der Einführung sind browsergestützte Lösungen von Vorteil – also zeitgemäß vollständig über das Internet: Hier kann sofort losgelegt werden, eigene IT-Ressourcen werden nicht benötigt / belastet.
  • Sicherheit: Hochverfügbarkeit, Datensicherheit und sichere, aber dennoch einfach handhabbare Zugangsverfahren sind Muss.
  • Integration des gesamten Immobilienlebenszyklus: Für den maximalen Nutzen legen Sie Ihre Liegenschaftsakte bereits in der Planungs- und Bauphase an. Schwerpunkte im darauf folgenden Regelbetrieb sind Dienstleisterreporting und Dokumentation (auch zur Sicherung der Betreiberverantwortung!). Anschließend können selbst kurzfristige Marktchancen durch eine schnelle und einfache Umwandlung in eine Verkaufsakte für Due Diligence-Verfahren genutzt werden. Dokumentationsbrüche zwischen diesen Phasen finden nicht statt.
  • Individuelle Rechtekonzepte: Nicht alle Beteiligten benötigen denselben Blick auf eine Liegenschaftsakte, bspw. sollte der FM-Dienstleister keine Mietverträge einsehen können. Gute Lösungen erlauben intelligente Rechtekonzepte (Lesen, Schreiben, Löschen u.v.m. ist Benutzergruppen individuell zuordenbar und bei den Spitzenprodukten sogar auf Dokumentenebene regelbar).


Sind alle Vorteile gehoben, übersteigt der Nutzen einer digitalen Liegenschaftsakte die damit verbundenen Kosten schnell und deutlich. Die Vorteile steigen dabei mit der Anzahl unterschiedlicher Dienstleister und der Größe des Portfolios. Schlüsselfertige Lösungen gibt es bereits am Markt, ebenso Partner, die Sie bei der Implementierung unterstützen.

 

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