Bedeutung von Baudokumentation für erfolgreichen FM-Betrieb noch unterschätzt

RA Tanja Nein von Rödl & Partner hat sich in einem Beitrag vom Facility Manager (Herausgabe Jan/Feb 2013) dem Thema Baudokumentation, Rechtsgrundlagen und entsprechenden Pflichten für Auftraggeber und Auftragnehmer von Bauleistungen gewidmet: „Dokumentation sind ein wesentlicher Bestandteil der Werkleistung, ihr Fehlen beeinträchtigt den Auftraggeber beim Betrieb der errichteten Bauwerke und Anlagen“. Das Thema ist in der Tat wichtig, der Artikel lesenswert.

Für Planung, Kalkulation und Erbringung des Facility Managements ist, selbstredend, wichtig zu wissen, was genau zu betreuen und betreiben ist – vom Grundstück über Infrastruktur bis hin zu Bauwerk und Anlagen.

Ich möchte die Relevanz der Baudokumentation mit Blick auf Anforderungen des Facility Managements gerne präzisieren. Das Gesetz regelt Inhalt und Art von Baudokumentation nicht explizit. HOAI, VOB, Normen und Richtlinien müssen herangezogen werden. Z.B. finden sich in der HOAI im § 55 im Leistungsbild Objektplanung für Ingenieurbauwerke und Verkehrsanlagen die „systematische Zusammenstellung der zeichnerischen Darstellungen und rechnerischen Ergebnisse des Objekts“ als Grundleistung und die Erstellung eines Bauwerksbuchs als besondere Leistung. Die DIN 18379 beispielsweise benennt die vom Errichter für raumlufttechnische Anlagen zu liefernden Unterlagen, etwa Anlagenschemata und Prüf- und Herstellerbescheinigungen. Auch Handbücher wie das Handbuch der Bauwerksdokumentation des Freistaates Thüringen oder die Baufachlichen Richtlinien Gebäudebestandsdokumentation des Bundesministeriums für Verkehr, Bau und Stadtentwicklung helfen, Art und Inhalt der Baudokumentation zu definieren.

Baudokumentation ist, spätestens dann, wenn sämtliche kaufmännischen, rechtlichen und technischen Unterlagen aus Planung, Errichtung und zum Bestand darunter subsumiert werden, aber nicht in Gänze relevant für den Betrieb. So benötigt das Facility Management weder Entwurfsplanung noch die Rechnung des Prüfstatikers oder einen von der Realität überholten Terminplan. Baudokumentation ist also nicht deckungsgleich mit betriebsrelevanter Dokumentation, beinhaltet solche aber. Achtung – diese beschränkt sich nicht wie gelegentlich angenommen auf technische Anlagendokumentation, sondern umfasst z.B. auch Brandschutzkonzept, Grünanlagen, reinigungsrelevante Bodenoberflächen usw. Für den Betrieb sind neben Baudokumentationen zudem ergänzende Informationen wichtig, z.B. Inbetriebnahmeprotokolle.

Eine Checkliste zu entsprechenden Unterlagen und auch Quellen bietet die Richtlinie GEFMA 922.

Erste Königsfrage: Wer hat wann für die entsprechende Dokumentation Sorge zu tragen? Um Zusatzkosten bei einer Nachermittlung von Daten für Auftraggeber zu vermeiden, sowie Inbetriebnahme und Facility Management zu erleichtern, liefern die notwenigen Informationen sinnvollerweise die Planer und Errichter. Dazu muss ein Bauherr diese aber entsprechend vertraglich verpflichten.

Zweite Königsfrage: Wie? Für eine vertragliche Regelung gibt es prinzipiell vier Varianten:

  1. Keine Regelung:
  2. Explizite Nennung der konkret gewünschten Dokumentation
  3. Generalklausel, wonach der Auftragnehmer alle für den Betrieb notwendige Dokumentation schuldet
  4. Besagte Generalklausel, ergänzt um nicht abschließende Beispiele zu Inhalten und Form der Dokumentation

Ist keine Regelung in den Vertrag aufgenommen, gilt im Zweifelsfall das Gesetz. Für den Auftraggeber ist dies eine ungenügend starke Position.

Die explizite Auflistung der konkreten Dokumentation, z.B. im Leistungsverzeichnis, ist ebenfalls nicht zu empfehlen, da zum einen bei Leistungsvergabe mitunter noch gar nicht feststeht, welche baulichen und technischen Lösungen letztendlich zum Tragen kommen. Zum anderen birgt eine abschließende Aufzählung immer die Gefahr von Nachträgen bei dokumentationsrelevanten Leistungsänderungen. Schließlich sind die wenigsten Auftraggeber Experten für erfolgreiches Facility Management.

Die Variante „Generalklausel“ ist, sofern im Streitfall vor Gericht durchsetzbar, mächtig und entlastet den Auftraggeber zudem von der Pflicht, sich zum Zeitpunkt des Vertragsabschlusses über die konkrete Dokumentation Gedanken zu machen. Diese Aufgabe wird aber damit nur vertagt – spätestens zur Abnahme von Planungs- und Bauleistungen sind Vollständigkeit, Aktualität und Güte der Dokumentation zu prüfen und damit das was und wie zu beantworten. Zudem führt die konkrete Auslegung der Klausel im systemimmanenten Interessenskonflikt zwischen den Beteiligten nicht selten zu Dissens. Nicht zuletzt ist Dokumentation durchaus auch kostenrelevant: Planer und Errichter sollten wissen, womit sie rechnen müssen, um wirtschaftlich kalkulieren zu können.

Ich empfehle daher die vierte Variante. Generalklausel im juristischen Vertragsteil, ergänzt um einen hinreichend aussagekräftigen (nicht abschließenden!) Dokumentationsindex im Leistungsverzeichnis. Eine – auch unter dem Gesichtspunkt FM-gerechten Planens und Bauens sinnvolle – frühzeitige Einbindung eines FM-Experten hilft dabei.

Übrigens: Um die Übersicht bei der Vielzahl der im Rahmen eines Projekt- und Immobilienlebenszyklus entstehenden Dokumente (und diese auch im Griff) zu behalten, sollte auf Papierakten und Dokumentenverteilung via „E-Mail-Ping-Pong“ dringend verzichtet werden, weil ineffizient, fehleranfällig und nicht zuletzt auch Sicherheitsrisiko. Stattdessen sollte das Instrument webgestützter Liegenschaftsakten genutzt werden. Diese erlauben den unterschiedlichen Beteiligten über Abteilungs- und Unternehmensgrenzen hinweg, auf der gleichen und aktuellen Informationsbasis zu arbeiten.

Fazit: Baudokumentation liefert wesentliche kalkulations-, leistungs- und abrechnungsrelevante Parameter des Facility Managements und damit Voraussetzung für dessen Erfolg. Die professionelle Beschäftigung mit dem Thema lohnt sich für den Bauherren.

 

 

Hinterlassen Sie einen Kommentar...

Impressum