CREM – Teil 2: Herausforderung Reparaturen und Instandsetzungen

Instandsetzungen – selten planbar …

Zum Technischen Gebäudemanagement, heute in der Regel am Markt zugekaufte Leistung, gehört gemeinhin Instandhaltung. Diese umfasst gemäß DIN 31051 u.a. Inspektion, Wartung und Instandsetzung. Alle drei Aufgaben sind handwerklich-operative, wiederkehrende Tätigkeiten, die an Gebäude und Infrastruktur vor Ort zu erbringen sind. Damit hören die Gemeinsamkeiten fast schon auf.

  • Inspektion und Wartung sind als regelmäßige Leistungen planbar und werden zumeist durch wenige Dienstleister bzw. einen Generalunternehmer erbracht.
  • Instandsetzungen fallen unregelmäßig an, geplant und ungeplant. Auslöser sind häufig Störungen und Schäden, die im laufenden Betrieb, mitunter sehr schnell behoben werden müssen. In Rechnung gestellte Kosten sind bezogen auf die Einzelmaßnahme zumeist vergleichsweise gering. Kleininstandsetzungen unter 5.000 Euro überwiegen. In Summe und über die Zeit schlagen die Ausgaben jedoch erheblich zu Buche. Hinzu kommen hohe administrative Kosten in der Eigenorganisation, bei Kleinmaßnahmen mitunter ein Mehrfaches des Sachaufwands.

Praxisbeispiel Kleininstandsetzungen: Prozesskosten einer Maßnahme

Massenproblem – systemisch nicht beherrscht …

Instandsetzungen im CREM sind vor allem ein Massenthema: viele Kleinmaßnahmen, viele Lieferanten, viele Rechnungen. Ein Erfahrungswert: In einem Portfolio mit 300 Objekten sind 45.000 Instandsetzungen p.a., davon nur 1.000 geplant, nicht unüblich. 95 % der Maßnahmen machen nur 20 % des Instandsetzungsbudgets aus.

Warum ist das Massenthema auch ein Massenproblem?

  • Der Anteil nicht überprüfbarer Leistungen (Lohn und Material) in Lieferantenrechnungen ist hoch.
  • Ressourcen für die Prüfung der Notwendigkeit einer Kleinmaßnahme, Aufwandskontrolle sowie Abnahme nach Leistungserbringung sind beim Auftraggeber beschränkt bzw. ihr Einsatz mit Blick auf das Maßnahmenvolumen unwirtschaftlich.
  • Bei mehreren Beteiligten führen Schnittstellen zwischen Gewerken nicht selten zu Streit um Verantwortung bei Mängeln.
  • Die Kenntnisse der Auftraggeber zu Bestand, Gewährleistung, Fällen, Anzahl und Verteilung sind zumeist unzureichend.

Auftraggeber sind im „Blindflug“! Selten stimmen ursprünglicher Maßnahmen- und Budgetplan mit dem Ist am Jahresende überein.

Das Problem: Mr. 50 % …

Wird nach Lohn- und Materialaufwand abgerechnet – außerhalb der Kostengruppe 400 (Technische Anlagen) der Regelfall –, hat der Auftragnehmer wenig Anreiz, sich hier zu beschneiden, sprich maximal effizient zu arbeiten. Fehlende Kontrollmöglichkeiten laden zudem zu „großzügiger“ Aufwandsabrechnung ein. Einfaches Rechenbeispiel: 20 Minuten gearbeitet, 1 Meter Kabel benötigt, 30 Minuten und 1,5 Meter abgerechnet, bedeutet 50 % mehr Umsatz für den Lieferanten. Bei den geringen Kosten der Maßnahme eine minimale Summe zu Lasten des Auftraggebers? Die Verwerfungen werden deutlich bei einer Hochrechnung auf die Vielzahl der Maßnahmen. Da helfen auch niedrige Stundensätze und günstige Materialpreise nur bedingt.

Lösungsansätze!

Das Thema Reparaturen und Instandsetzungen ist nur über einen systemischen Ansatz in den Griff zu bekommen. Wie sollte dieser aussehen?

Prinzip 1: Vereinfachung

  • standardisierte, einheitliche Leistungsbeschreibungen in Form von integrierten, gewerkeübergreifenden Leistungsverzeichnissen als Basis für Rahmenverträge
  • Bildung von Funktionseinheiten und schlüsselfertigen Modulen: weg vom Messen hin zum Zählen
  • Reduktion von Fällen und Artikeln: Erhöhung Abstraktionsgrad in der Spezifikation

Dies bedeutet im Einzelfall für Auftraggeber und Auftragnehmer Unschärfen, deren Nachteile jedoch durch Erleichterung bei Budgetierung, Einkauf und Abrechnung überkompensiert werden.

Prinzip 2: systemimmanenter Anreiz

  • Vorgabe schlüsselfertiger Leistungen: Umwandlung Regie- in Regelleistung
  • Beauftragung und Bezahlung von „Stück“: weg von Lohn und Verbrauchsmaterial

Prinzip 3: Eigendisziplinierung

  • strikte Unterbindung von „Einzelprojekten“ bzw. Beauftragung auf Zuruf
  • zentrale Ausschreibung, dezentrale Abrufe

Prinzip 4: Arbeitsteilung im Auftragsmodell

  • Bauwerkserhaltung und klassische FM-Regelleistung operativ nicht in eine Hand
  • Kernkompetenz von Spezialisten mit prozessualer Kompetenz nutzen (am Markt erst von wenigen Anbietern beherrscht, noch seltener in der Fläche)

Weitere bislang ungelöste Herausforderungen im CREM werden im Rahmen dieser Blog-Serie in Folgebeiträgen skizziert, Wege zur Bewältigung werden aufgezeigt. Was sind die nächsten Themen?

  • Dokumentation – schwarze Löcher und Risiken
  • Outsourcing-Steuerung und Qualitätscontrolling – denn Sie wissen nicht, was sie tun
  • Energie, Carbon Footprint, Nachhaltigkeit –Startblöcke gerade erst verlassen, Marathonstrecke vor uns

Fortsetzung folgt …

Bisherige Blogposts aus dieser Serie:

 

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