Immobilien: Defizite bei Dokumentation kosten Vermögen – und Kopf und Kragen!

Es muss noch einmal gesagt werden! Wir leben in einer Zeit, in der Information und digitale Welten so selbstverständlich zum Alltag gehören wie die Luft zum Atmen. Umso unglaublicher, dass die Dokumentation bei Immobilien Löcher aufweist, wie ein Schweizer Käse. Denken Sie jetzt an Gebäude, die im 16. Jahrhundert errichtet wurden? Verständlich, aber falsche Fährte. Tatsächlich finden sich die Defizite bei zahlreichen Neubauten der letzten Jahre, selbst wenn mit Architekturpreisen geadelt und mit vielen Millionen bezahlt. Das historische Einzeldenkmal ist da mitunter noch vergleichsweise gut dokumentiert.

Lücken fast überall …

Die IMMOBILIEN ZEITUNG berichtet von einer Umfrage bei institutionellen Anlegern und deren Beratern, gemäß der jeder zweite Einkäufer die Erfahrung gemacht hat, dass bei Deals in der Regel bis zu 30 % der verkaufsrelevanten Dokumente fehlen. Die Folge: Kaufpreisabschläge bis zu 10 %, um Risiken Rechnung zu tragen. Fehlende Dokumentation schlägt sich in Deals also in einem reduzierten Kaufpreis-Multiplikator von 0,5 bis 1 nieder – ein Vermögen.

Wo tun sich laut Umfrage große Löcher auf? Z.B. im Technikbereich, bei Anlagen von Baugenehmigungen einschl. der Baugenehmigung selbst (fehlen in über 70 % der Fälle), und, kaum zu glauben, bei Mietverträgen.

weitere Kosten und Gefahren

Die Kosten eines geringeren Kaufpreises wiegen schwer. Und sind trotzdem erst die halbe Wahrheit. Welche Folgen haben Dokumentationsmängel noch?

  • Häufig kommt ein Deal erst mit Verzögerung, im schlimmsten Fall gar nicht zustande, sei es, weil der Verkäufer nicht handlungsfähig ist und Dokumentation nachreichen muss, oder der Interessent das Risiko fehlender Transparenz als zu groß einschätzt.
  • Es entstehen interne und externe Kosten, um Dokumentationslücken zu schließen – für Aufmaße, Anlagenerfassung und ggf. sogar notwendige Wiederholungen von schon einmal erbrachten und vergüteten, aber eben nicht dokumentierten Facility Services. An erster Stelle sind hier Sachverständigenprüfungen technischer Anlagen zu nennen.
  • Unter Umständen ist sogar die Betriebserlaubnis verfallen und Anlagen und ganze Objekte müssen stillgelegt werden. Dann kommen zu den Kosten der Außer- und neuerlichen Inbetriebnahme häufig Regressforderungen beträchtlichen Ausmaßes hinzu.
  • Verstöße gegen Pflichten der Betreiberverantwortung lösen nicht nur Bußgelder aus, sondern ziehen im Schadensfall erhebliche Ansprüche Geschädigter nach sich. Den wenigsten Vorständen, Geschäftsführern und Einkäufern von Unternehmen mit Immobilieneigentum oder  Asset Management ist dabei bewusst, dass sie im Zweifelsfall selber und persönlich haften. Eigentümer und Betreiber von Immobilien und Facilities müssen ja nicht nur alle erforderlichen Maßnahmen zum Schutz von Leben, Gesundheit, Freiheit, Besitz, Vermögen und Umwelt veranlassen, sondern die Maßnahmen eben auch dokumentieren. Auch und gerade, wenn Leistungen fremdvergeben sind.
  • Versicherungsschutz kann verloren gehen.
  • Compliance und Revisionsanforderungen sind nicht durchhaltbar.
  • Sich in Dokumentationsdefiziten ausdrückende fehlende Professionalität bei Verkäufern und Betreibern schädigt das Image der Akteure, im vorgenannten Schadensfall noch mehr.

Wie können Fehler, Lücken und Risiken vermieden werden?

  1. Setzen Sie für Dokumentation und Reporting zeitgemäße IT-Systeme ein! Digitale Dokumente und webbasiertes Dokumentenmanagement sollten selbstverständlich sein. Letzteres ist in Form von SaaS für beinahe einen Apfel und ein Ei zu haben, sicherer als Stapel von Papierakten und schont zudem die Umwelt.
  2. Binden Sie alle Beteiligten über eCollaboration ein – unternehmensintern und extern, vertikal vom Asset Management und CREM bis hin zum operativen Facility Service Provider sowie funktional von der Planung über Bau und Objektmanagement bis hin zu Verkauf mit Due Diligence und Bieterverfahren!
  3. Begreifen Sie Dokumentation als Immobilienlebenszyklusthema! Dokumentation ist vor, während und nach PM-, FM- und Bauaufträgen Herausforderung.
  4. Sichern Sie sich als Immobilieneigentümer die System- und Datenhoheit. Ihre Dienstleister sind lediglich Lebensabschnittspartner. Sie kommen und gehen, die Dokumentation geht im Zweifelsfall mit. Geben Sie ihren Auftragnehmern – vom Architekten bis hin zur Wartungsfirma – Ihre Dokumentationstools und Spielregeln vor. Dies gilt auch für Art, Form, Struktur und Inhalt von Dokumentation.

Nur wer die Vergangenheit kennt, hat eine Zukunft

Das war laut Wilhelm von Humboldt schon im 18. Jahrhundert so – es gilt auch heute! Fazit: Ordentliche Dokumentation – vollständig, aktuell, strukturiert, im Zugriff – ist Risikoreduktion, Wirtschaftlichkeitsgebot, Arbeitserleichterung und mit modernen Instrumenten und den richtigen vertraglichen Regelungen auch effizient leistbar!

Wollen Sie wissen, wie es bei Ihnen bestellt ist? Wie Ihre Risiken sind? Brauchen Sie Rat und Tat? Sprechen Sie mit uns! Wir helfen

 

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