Optimierung Beschaffung Leistungen für CREM: warum Standardisierung Beschaffungsprozess? – Teil 2

„Wer, wie, was – der, die, das – wozu, weshalb, warum – wer nicht fragt bleibt …“  oder weiß zumindest nicht, wofür Geld im Unternehmen ausgegeben wird, ob diese Ausgaben notwendig sind, wo Risiken lauern, Optimierungspotentiale schlummern.

 

Einsparungen sind immer gefordert. Bisher stiefmütterlich behandelte Kostengruppen, wie beispielsweise Immobiliendienste, geraten in den Fokus. Auch beim Wechsel von Materialgruppenverantwortlichkeiten wird verlangt die Frage nach Einsparungen zu beantworten. Regelmäßige Herausforderung der Einkäufer ist es, sich rasch einen Überblich über Materialgruppen zu erarbeiten und Optimierungspotentiale zu heben. Eine standardisierte Analysemethodik und gutes Handwerkszeug sind dann „Gold wert“.

 

Im Spannungsverhältnis zum Kostendruck steht zudem die Herausforderung, das Qualitätsniveau hoch zu halten, Organisationsineffizienz bzw. historisch gewachsene Strukturen zu verbessern sowie Transparenz und Compliance zu gewährleisten.

 

Zur Feststellung der Ist-Situation empfiehlt sich daher, eine Spendanalysis durchzuführen. Aus dieser wird ein Maßnahmenkatalog zur Verbesserung abgeleitet. Jener wiederum sollte in einem Beschaffungskonzept münden. Bei der Umsetzung sind zu beachten: Vereinbarungen zwischen Auftraggebern und Auftragnehmern zu Service Levels, standardisierte Beschreibungen von Leistungen, Leistungsmerkmale und Anspruchsklassen zu den jeweiligen Services. Diese Kenntnisse sind notwendig, um später die Leistungen bedarfsgerecht, wirtschaftlich, regel-, steuer- und vergleichbar zu fassen und zu beschaffen.

 

Bereits während der Beschaffung der Immobilienleistungen lohnt es sich, ein praktikables, ressourcenschonendes, nachvollziehbares und revisionssicheres Qualitätscontrollingkonzept zu entwickeln. Oft gibt es ein unterschiedliches, diffuses Verständnis von „Qualität“. Zudem ist der klassische Interessenkonflikt zu managen: Der Auftraggeber will mehr haben, der Auftragnehmer weniger einbringen. Ein Qualitätscontrollingkonzept ist dann ausschlaggebend für den Erfolg mit neuem oder auch altem Dienstleister, auf Basis einer neuen Vertragsgrundlage. Zudem fördert eine Verzahnung von Qualitätscontrolling mit dem Lieferantenmanagement diesen positiven Effekt.

 

Das beschriebene Vorgehensmodell als Graphik:

 

Beschaffungsprozess

Quelle: AIS Management

 

Es lohnt sich übrigens, bei der Analyse nicht nur Fremdleistungen, sondern auch die Eigenseite anzuschauen. Beide Seiten verhalten sich wie „2 Seiten einer Medaille“. Sowohl das Thema Schnittstellenverschiebung in der Organisation auf der Fachseite als auch die damit verbundene Entscheidung „make or by“ bzw. die Neubestimmung der Soll-Wertschöpfungstiefe bergen oft ebenso große Optimierungspotentiale.

 

Bisherige Blogposts aus der Serie „Optimierung Beschaffung Leistungen für CREM“:

– weshalb wichtig? – Teil 1

– warum Standardisierung Beschaffungsprozess? – Teil 2

 

Hinterlassen Sie einen Kommentar...

Impressum