verschwundene Baupläne BND-Zentrale – Papier und Mail? Selbst schuld!

Der aktuelle Fall

In Berlin realisiert das BRR im Auftrag der Bundesanstalt für Immobilienaufgaben die neue Zentrale des Bundesnachrichtendienstes (BND), eine hochsensible und geheime Anlage – 260.000 qm, der modernste Geheimdienstsitz Europas. Bislang geschätzte Kosten des derzeit größten Bauprojekts im Auftrag des Bundes: ca. 1,5 Mrd. Euro. Vorige Woche berichtet das Magazin Focus erstmals über ein Informationsleck beim Bauprojekt. Es sind Baupläne verschwunden. Bauunternehmer hatten Kopien an Bauleiter und Subunternehmer weitergereicht, kriminelle Machenschaften und Sicherheitsrisiken sind nicht ausgeschlossen.

Der Schaden

Mittlerweile ist der Fall Top-Nachrichtenthema und Gegenstand politischen Streits. Ist der BND-Präsident Ernst Uhrlau noch haltbar? Ist die Arbeit des BND gefährdet? Wer hat Zugriff auf die Dokumente? Ist ein teurer Umbau erforderlich?

Schadensschätzungen reichen bis zu einem dreistelligen Millionenbetrag. Der Projektzeitverzug bei Umplanungen wäre dabei noch gar nicht mitgerechnet – der BND will 2014 in der neuen Zentrale einziehen. Hinzu kommen der Imageschäden für die beteiligten Behörden einschließlich Diskreditierung des BND bei westlichen Partnern.

In der öffentlichen Diskussion überschlagen sich jetzt die Forderungen nach politischer Aufklärung und persönlichen Konsequenzen … Statt die Ursache zu benennen und nach der naheliegenden Lösung zu greifen.

Die Ursache

Rund 250 Firmen und geschätzte 2.000 Subunternehmen sind am Projekt beteiligt, eine Legion an Personen. Die Anzahl der zu managenden Dokumente – Protokolle, Gutachten, Pläne, Skizzen, Anlagendetails – dürfte erfahrungsgemäß im hohen fünftstelligen Bereich liegen. Die Dokumente zirkulieren als Papier und als Anlagen im E-Mail-Ping-Pong zwischen den Beteiligten. Und damit letztendlich zwangsläufig unkontrolliert. Papier kann beliebig kopiert werden, Mails mit entsprechenden Dokumenten können in falsche Hände geraten. Mutwillig oder unbeabsichtigt. Dies ohne Spuren und, mit Blick auf die Vielzahl der Beteiligten und Dokumente, letztendlich nicht mehr nachvollziehbar.

Die naheliegende Lösung: zeitgemäßes Dokumentenmanagement in digitalen Datenräumen

Heute verfügbar, auch noch kostengünstig und als SaaS aus der cloud: E-Collaboration in der Immobilienwirtschaft. Das Grundprinzip: Digitale Datenräume ermöglichen via Internet die verteilte Bearbeitung von Dokumenten über Abteilungs- und Unternehmensgrenzen hinweg, damit die Beteiligten so transparent und kontrolliert zusammenarbeiten können, als würden sie physisch „am gleichen Tisch“ sitzen. Klingt nach weniger, nicht nach mehr Sicherheit, das Gegenteil ist aber der Fall! Gute Datenräume bringen nicht nur mehr Arbeitseffizienz in Projekte, sondern bestmöglichen Schutz – deutlich mehr als in der konventionellen Papier- und E-Mail-Welt.

Hohe Sicherheit gesichert – systemtechnisch

Aktivitäten von autorisierten Firmen und Personen bleiben im virtuellen Datenraum vertraulich und vor Angriffen von außen geschützt. Dies wird u.a. wie folgt erreicht:

§  Zugriff auf Datenraum mit Passwort und PIN, Sicherheitsverschärfung durch Passwort, das nur für bestimmte Person und nur für eine Sitzung Gültigkeit hat

§  statt E-Mail mit Dokumentenanhang Versand eines Links zum Datenraum, Empfänger muss sich dann mit seinen Zugangsdaten registrieren, um Dokument zu öffnen

§  Möglichkeit, Zugriffsrechte auf Personen- und Dokumentenebene einzuschränken – bis hin zur Unterbindung von Weiterleiten, Drucken, Bearbeiten und Kopieren der Dokumente („Nur-Lesezugriff“)

§  Dokumentenverschlüsselung

§  lückenloser Audit-Trail vertraulicher Dokumente

§  Überprüfbarkeit der tatsächlichen Zustellung

Wünschenswerte Reaktion

Fall zum Anlass nehmen, nicht weiter mit Methoden von gestern die Projekte von heute umzusetzen  →  lieber Behördenschimmel, und nicht nur Du, bitte schnell in die Gegenwart reiten (wohlwissend, dass mit Schimmel eigentlich nicht das Pferd gemeint war)

 

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